Shopfloor Management

Wie lassen sich Probleme und Planabweichungen in einem Projekt oder einem Prozess rechtzeitig erkennen und vor allem: Wie kommt man schnell wieder zurück auf Kurs?

Vielleicht kommen Ihnen folgende Situationen bekannt vor: Sie und Ihr Team haben eine gute Strategie entwickelt, werden aber immer wieder davon abgelenkt. Oder Ihre Projekte sind geplant, aber die Planung stellt sich als unrealistisch heraus, denn es kommt immer wieder zu Verzögerungen und Abweichungen. Die Folge: Der Plan kann nicht eingehalten werden, gesteckte Ziele werden nicht erreicht und das wirkt sich nicht nur auf Ihr Team, sondern oft auf andere Bereiche und über mehrere Hierarchie-Ebenen hinweg aus – von der Produktionshalle bis oft in die Führungsspitze.

Hier hat sich das sogenannte „Shopfloor Management“ (SFM), ein Steuerungs- und Führungswerkzeug aus dem Lean Management, bewährt. Es unterstützt Führungskräfte dabei, Abweichungen und Problemfelder von Soll-Zielen frühzeitig zu erkennen, ggf. zu eskalieren und strukturiert Verbesserungen anzuleiten. So können Abweichungen direkt vor Ort, also so nah am Problem wie möglich, im Team behoben oder über die sogenannte „Shopfloor Management-Kaskade“ in die nächsten Hierarchieebenen eskaliert werden.

Neben der Produktion lässt sich die Methode auch in anderen, „indirekten Bereichen“ des Unternehmens wie Vertrieb, Auftragsabwicklung oder Entwicklung anwenden. Dabei geht es nicht um Planung, sondern immer um das Erkennen und den Umgang mit Abweichungen: Gibt es Abweichungen, woher kommen sie und wie finden wir schnell eine Lösung?

Was so einfach klingt, kann sich im praktischen Arbeitsalltag oft schwierig gestalten. Denn eventuelle Abweichungen und Problemfelder frühzeitig erkennen, transparent machen, die Probleme an die richtigen Stellen weiterzutragen und dann auch strukturiert Verbesserungen anzugehen, um wieder zurück auf Kurs zu kommen – all das kann nicht innerhalb eines Teams erfolgen, sondern erfordert ein vernetztes Arbeiten über das gesamte Unternehmen hinweg. Eine Aufgabe, die Führungskräfte wie auch Mitarbeitende gleichermaßen herausfordert. Folgende Aussagen begegnen uns dabei im Austausch mit Unternehmen immer wieder:

• Die Entscheidungen des Managements sind für die Mitarbeitenden nicht transparent und werden kaum nach unten kommuniziert
• Aufgaben werden oft nur „reingeschüttet“ und die Mitarbeitenden müssen sich selbst zurechtfinden
• Oft fehlt eine klare Zielvorgabe
• Bei Problemen bekommen die Mitarbeitenden keine Unterstützung aus dem Unternehmen
• Führungskräfte wissen oft nicht, woran die Mitarbeitenden arbeiten, da sie verstreut sind und es kaum fachlichen Austausch gibt – es fehlt der Teamgeist
• Führungskräfte werden mit Informationen überflutet, müssen aber den wichtigen Informationen hinterherlaufen
• Besprechungen sind zu lang und ineffizient, die Teilnehmer*innen meist unvorbereitet
• Entscheidungen werden – wenn es überhaupt welche gibt – oft aufgeschoben und Probleme zu spät erkannt. Die Konsequenz: „Feuerwehraktionen“, um das Schlimmste abzuwenden
• Obwohl Probleme in die nächsten Hierarchien weitergetragen werden, ist eine konsequente Beseitigung der Ursachen selten bis gar nicht vorhanden

Wie Sie mit dem Shopfloor Management schnell und strategisch wieder zu Ihrem Zielfahrplan zurückzufinden

Eine permanente Prozessverbesserungen und -optimierungen direkt am Ort des Geschehens der Mitarbeitenden ist das maßgebliche Ziel des SFM. Doch es kann noch viel mehr: Nicht nur die Prozesse direkt auf dem Shopfloor sollen optimiert werden, sondern auch die Leitungs- und Führungsaufgaben und die dazugehörige Arbeitskultur. SFM ist der „Puls des Unternehmens“ – es passiert jeden Tag, immer gleichmäßig und versorgt alle Teams mit allen wichtigen Infos.

Mithilfe von SFM erkennen Sie Abweichungen durch:

Visualisierung: Probleme können nur gelöst werden, wenn sie sichtbar sind. In täglichen Kurzmeetings werden auf Teamboards die Aufgaben zur Abarbeitung bestimmter Aufträge oder Projekte visualisieren, Prozessboards machen die Phasen transparent, die ein bestimmter Prozess im Wertstrom durchläuft.

Kommunikation: Innerhalb eines Unternehmens gibt es viele Abhängigkeiten, Probleme in einem Team können auch Teams anderer Hierarchieebenen betreffen. Über die tägliche Regelkommunikation im Kontext einer SFM-Kaskade entsteht ein visualisierter, strukturierter, kanalisierter nach festen Regeln ablaufender Informationsfluss im Unternehmen. Abweichungen können so konsequent eskaliert und zeitnah gelöst werden.

SFM unterstützt Sie dabei,…

• den Status Quo der Wertströme transparent zu machen
• Kompetenzen und Unterstützungsbedarfe der Mitarbeiter sowie Führungsdefizite zu erkennen
• Klarheit über die Prioritäten zu bekommen
• Problemfelder aufzudecken und zu lösen
• koordiniert im Team vorzugehen
• durch kurzyklisches Feedback von der Umsetzung Ihre Planung zu verbessern
• Entscheidungsprozesse für alle sichtbar zu machen und zu einer schnellen Entscheidungsfindung zu gelangen
• die Umsetzungsgeschwindigkeit von Maßnahmen zu steigern
• letztlich die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden zu steigern

• Ihre Mitarbeitenden lernen den Umgang mit transparenter Information und die Steuerung von Abweichungen durch gezielte Maßnahmen
• Ihre Mitarbeitenden werden Probleme immer weniger in die nächsten Hierarchieebenen eskalieren müssen, weil sie gelernt haben, diese im Team zu lösen. Die Folge: Teams werden sich immer stärker selbst organisieren
• Durch diese Art der Zusammenarbeit werden kontinuierliche Verbesserungsprozesse angestoßen und Prozesse immer weiter optimiert
• Beim SFM geht es darum, Ziele und Strategie jeden Tag in die Tat umzusetzen – dadurch dass und wie Sie das tun, gestalten Sie auch jeden Tag aktiv die Unternehmenskultur
• Mit der Zeit kann sich Ihr Unternehmen von einer klassischen hierarchischen zu einer modernen agilen Arbeitskultur entwickeln